Dotypay

Vše, co potřebujete vědět o pokladních systémech

Pokladní systém, také označovaný jako POS („pokladní obchodní systémy“ či „prodejní obchodní systémy“) je druh výpočetní techniky, který pomáhá obchodníkovi (provozovateli restaurace, baru, stánkaři) mít kontrolu nad příjmy, výdaji, peněžními transakcemi a skladovými zásobami v jeho businessu.

Už jen málokde najdete obchod nebo restauraci bez takového zařízení. Pokladní systém sjednocuje všechny platební a skladové systémy a podpůrné funkce pro hotovostní i bezhotovostní platby.

K čemu slouží POS?

Pokladní systém zkrátka umožňuje provozovateli kontrolu nad tokem informací mezi zákazníkem a obsluhujícím pokladníkem, kontrolu nad skladovým hospodářstvím provozovny. Díky pokladním systémům lze provádět inventurní a inventarizační kontroly zboží a majetku.

Nutnost pokladny byla také v době, kdy měli obchodníci povinnost elektronické evidence tržeb – provozovatel musel mít zařízení, které on-line komunikuje s portálem Finanční správy. Z něj dostal unikátní kód, který poté byl vytištěn na účtence pro zákazníka.

Z čeho se pokladní systém skládá?

Pokladní systém je složen z hardware (fyzického zařízení, jako je například počítač, tablet, dotyková obrazovka) i ze software (programové vybavení). Součástí pokladního systému mohou být i další komponenty, jako například platební terminál, pokladní váha, tiskárna účtenek, scanner, čtečka karet a podobně.

Jak pokladní systém zaplatit?

Při rozhodování o způsobu placení za pokladnu máte na výběr 3 řešení:

Jednorázový nákup softwaru a jednorázová platba

U softwaru zakoupeném za jednorázový poplatek můžete využívat cloudové služby, znamená to ale platbu navíc. Sami se také budete muset starat o aktualizace a v případě poruchy systému vás čekají výdaje za jeho zprovoznění.

Předplatné s měsíčním nebo ročním paušálem

Varianta softwaru s pravidelnými paušálními platbami je velice oblíbená u středně velkých podniků. Pojí se s nimi minimální pořizovací náklady, které jsou ruku v ruce se zálohováním v cloudu, což podnikatelé ocení zejména v případě výpadku systému/internetu. Paušální platba zahrnuje i podporu poskytovatele a pravidelné aktualizace. Uživatel se tak prakticky nemusí o nic starat.

Zdarma dostupné bezplatné verze pro malé podniky

Poslední možností je bezplatná varianta pořízení systémů. Ty bývají často omezeny na určitý počet plateb, využijí je proto spíše drobní podnikatelé s menším počtem tržeb.

Pokladní systém versus registrační pokladna

Pokladní systém

Pokladní systém (POS) je složitější software. POS využívají větší a rušnější podniky s větším množstvím tržeb denně (stovky až tisíce tržeb), restaurace, bary, kavárny. Kromě prodeje zboží nebo služeb zahrnuje i skladový systém a umožňuje vytvářet statistiky, reporty, podklady pro účetnictví. Typicky pokladní systém najdeme na větší dotykové pokladně nebo na počítači.

Pro koho se hodí pokladní systém? Pro větší podniky:

  • Cestovní kanceláře
  • Velkoobchody
  • Velká kadeřnictví/salony krásy
  • Výrobce oděvů, drogerie, pomůcek
  • Dopravci
  • Stavební firmy

Registrační pokladna

Někdy se můžeme setkat s termínem „Registrační pokladna“. Registrační pokladna je typicky menší a je vhodná do menších podniků (desítky tržeb denně). Představme si ji jako tlačítkovou nebo dotykovou kasu s tiskárnou a displejem. Je to jednodušší zařízení, na kterém obchodník namarkuje tržby, odešle údaje do EET a vystaví zákazníkovi účtenku.

Registrační pokladny využijí:

  • řemeslníci
  • obchody s ručními výrobky
  • veterináři
  • umělci
  • maséři
  • účetní

Funkce pokladního systému

Pokladní systém především zjednodušuje práci. Pro mnohé obchodníky by bylo nepředstavitelné, kdyby v dnešní době plné modernizací a digitalizací měli své tržby, příjmy nebo zásoby evidovat ručně. Úkol pokladního systému je tedy zefektivnění práce těm, kdo POS využívají. Samotné funkce se potom mírně odlišují dle typu a značky systému.
V obecné rovině ale můžeme říct, že pokladna umí:

Druhy pokladních systémů

S nejvyšší pravděpodobností nelze obsáhnout úplně všechny druhy pokladních systémů. Existuje velké množství různých řešení s rozlišnými funkcemi a s rozlišným zaměřením. Pro příklad uvádíme tyto:

Jak si vybrat vhodnou pokladnu a pokladní systém?

Při výběru pokladního systému zohledněte například velikost vašeho podnikání. Drobným podnikatelům postačí mobil nebo tablet s přenosnou tiskárnou. Malým a středním firmám přijdou vhod počítačové pokladny s dotykovým displejem a příslušenstvím a větší a velké firmy evidenci řeší komplexnějšími informačními systémy.

Při výběru pokladny je zapotřebí, abyste si pečlivě zvážili své potřeby a potřeby Vašich budoucích zákazníků. Četnost prodeje za den, místo použití pokladny, počet prodávaných položek, potřeba připojení k PC jsou nejdůležitější faktory pro výběr registrační pokladny.

Každý typ pokladny nabízí jiné výhody. Jak si správně vybrat? Porovnáváte pokladny na internetu? Při porovnávání cen jednotlivých pokladen je třeba si položit nejdůležitější otázku: Co vše je v ceně?

Nejprve si ověřte, zda uvedená cena je s DPH nebo bez DPH. Mnoho cen je uváděno na web stránkách bez DPH, což v úvodu zaujme, ale zároveň to může být zavádějící informace. Při výběru a zakoupení pak dejte na své subjektivní potřeby. Některé typy pokladen mohou být prodávány bez nebo s interní baterií.

Pokladnu je dále potřeba uvést do provozu (fiskalizovat). Mnoho servisních organizací uvádí v závěru “V ceně pokladny nejsou započteny náklady na instalaci a školení obsluhy.“ Vezměte v potaz, zda zvládnete úvodní naprogramování položek zboží a základních funkcí, nebo za pomoci školení v servisní organizaci.

Specifikace jednotlivých pokladních systémů

Při výběru pokladny se mimo velikost svého byznysu také soustřeďte na váš obor. Existují totiž rozdíly mezi pokladnami určenými pro různé typy podnikání. Vybrali jsme jako příklad pokladní systém pro restauraci a pro obchod. Dále existuje nepřeberné množství dalších typů, jako například pokladní systém pro kavárnu, pokladní systém pro bar, pokladní systém pro maloobchod a další.

Pokladní systém pro restaurace

Pokladní systémy pro restaurace, bary, kavárny, zkrátka pokladny pro gastro se vyznačují tím, že si můžete nastavit mapu stolů přesně tak, jak je máte na provozovně. Umožní vám parkování a přesouvání účtů, rozmarkování hromadných účtů, evidovat zvlášť personální stravování, nebo účtovat za nákupní cenu. U dobrých pokladen je možnost volně nastavovat DPH, snadně vytvářet uzávěrky a jejich export do účetních programů, kompletní skladové hospodářství nebo třeba benefitní systém pro vaše zákazníky. Pro představu – podobný software, jako je na Dotypay terminálu Mobilní číšník, bude i ve vaší provozovně na displayi pokladny.

Pokladní systém pro obchody

Pokladní systém pro obchody slouží k co nejrychlejšímu a nejjednoduššímu vyřízení nákupu v kamenné prodejně nebo i online. Pokladny pro obchody umožňují jednotnou správu zboží, objednávek i zákazníků. Dále samozřejmě zobrazují následné statistiky a přehledy pohybů v pokladně. S pokladnou snadno namarkujete zboží přes čtečku kódů. S dobrou pokladnou pak můžete registrovaného zákazníka identifikovat a pracovat s ním – nabídnout mu slevu za věrnost, za časté nákupy, nebo třeba vidíte historii jeho objednávek. Tisk dokladů a platby v hotovosti nebo kartou jsou samozřejmostí.

EET pokladny

Jak funguje EET pokladna? Po dokončení nákupu pošle obchodník prostřednictvím pokladny datovou zprávu o transakci finanční správě, následně obdrží potvrzení s unikátním kódem účtenky o přijetí transakce. EET pokladny jsou dostupné v mobilní (přenosné) i statické formě. Stacionární řešení se hodí pro provozy, ve kterých bude pokladna neustále na stejném místě – klasicky tedy obchody, restaurace, hotely, některé služby. Naopak přenosná řešení využijí zejména řemeslníci a stánkaři.

Co je to EET?

Elektronická evidence tržeb (EET) či online registrace tržeb je způsob evidence tržeb, kdy jsou údaje o každé transakci obchodníka online posílány na státní správu. V České republice je systém EET funkční od 1. prosince 2016 a v průběhu roku 2020 byla v souvislosti s pandemií COVID-19 téměř na dva roky pozastavena.

Jak je to aktuálně s EET?

Až do konce roku 2022 je povinnost elektronicky evidovat tržby pozastavená. Systém EET je nicméně stále funkční a v současné době je možné tržby evidovat dobrovolně. Vláda dne 9. 3. 2022 schválila návrh Ministerstva financí ČR, kterým se ruší zákon o evidenci tržeb. Účinnost vládního návrhu zákona je stanovena k 1. lednu 2023. To znamená, že se od příštího roku již nevrátí zákonná povinnost elektronicky evidovat tržby.

Příklad pokladny – Dotykačka

Jako příklad uvádíme pokladnu od Dotykačky. Jde o jeden z nejoblíbenějších EET softwarů, jenž se plně zaměřuje na rozvoj aplikace na operačním systému Android. Systém si můžete nahrát na váš hardware nebo si zakoupit doporučená zařízení z e-shopu Dotykačky. Ročně nebo měsíčně (či jednou za 3 roky) zaplatíte paušální platbu. V ceně je technická podpora, aktualizace softwaru a bezpečné uchování dat v cloudu. Pokladní systém funguje spolehlivě a je doporučován pro malé i větší podniky.

Funkce pokladny od Dotykačky: skladové hospodářství, rozšířené pokladní periferie (čtečka čárového kódu, váha), funkce nefiskalizovat/neevidovat, správa dodavatelů, inventura a kategorie produktů, offline režim, evidence plateb kartou, neomezený počet produktů v systému, historie vytvořených účtů, přehled tržeb v pokladně, detailní přehledy cashflow, vzdálená správa pomocí webové aplikace a mnoho dalších.

Z pokladny od Dotykačky můžete ovládat platební terminál od Dotypay díky snadnému propojení. Spojením terminálu a pokladny nemusíte přepisovat částku na terminálu – ten sám ukáže správnou cifru k zaplacení, tím eliminujete chyby a případnou nespokojenost. Proces platby je tak pro zákazníka rychlý a bezproblémový, nemusí zdlouhavě čekat ve frontě nebo u stolu. Poté pro zákazníka vytisknete už jen jednu účtenku buď na pokladně, nebo na terminálu.

Ušetřete s Dotypay

Platební služby od Dotypay přináší výhody. Čím vyšší měsíční obrat plateb kartou máte, tím bude částka za licenci nižší.

NEOMEZENĚ

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

1 017 Kč

60 – 120 tisíc

1 125 Kč

30 – 60 tisíc

1 233 Kč

0 – 30 tisíc

1 341 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,79%

1 341 Kč

Funkce NEOMEZENĚ:

NAPLNO

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

639 Kč

60 – 120 tisíc

693 Kč

30 – 60 tisíc

747 Kč

0 – 30 tisíc

801 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,89%

801 Kč

Funkce NEOMEZENĚ:

SNADNO

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

360 Kč

60 – 120 tisíc

387 Kč

30 – 60 tisíc

414 Kč

0 – 30 tisíc

441 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,99%

441 Kč

Funkce NEOMEZENĚ:

NEOMEZENĚ

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

1 130 Kč

60 – 120 tisíc

1 250 Kč

30 – 60 tisíc

1 370 Kč

0 – 30 tisíc

1 490 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,79%

1 490 Kč

Funkce NEOMEZENĚ:

NAPLNO

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

710 Kč

60 – 120 tisíc

770 Kč

30 – 60 tisíc

830 Kč

0 – 30 tisíc

890 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,89%

890 Kč

Funkce NEOMEZENĚ:

SNADNO

Měsíční obrat plateb kartou:

Více než 120 tisíc

400 Kč

60 – 120 tisíc

430 Kč

30 – 60 tisíc

460 Kč

0 – 30 tisíc

490 Kč

měsíčně

Transakční poplatek

0,99%

490 Kč

Funkce NEOMEZENĚ: