Vše, co potřebujete vědět o pokladních systémech
Pokladní systém, také označovaný jako POS („pokladní obchodní systémy“ či „prodejní obchodní systémy“) je druh výpočetní techniky, který pomáhá obchodníkovi (provozovateli restaurace, baru, stánkaři) mít kontrolu nad příjmy, výdaji, peněžními transakcemi a skladovými zásobami v jeho businessu.
Už jen málokde najdete obchod nebo restauraci bez takového zařízení. Pokladní systém sjednocuje všechny platební a skladové systémy a podpůrné funkce pro hotovostní i bezhotovostní platby.
K čemu slouží POS?
Pokladní systém zkrátka umožňuje provozovateli kontrolu nad tokem informací mezi zákazníkem a obsluhujícím pokladníkem, kontrolu nad skladovým hospodářstvím provozovny. Díky pokladním systémům lze provádět inventurní a inventarizační kontroly zboží a majetku.
Nutnost pokladny byla také v době, kdy měli obchodníci povinnost elektronické evidence tržeb – provozovatel musel mít zařízení, které on-line komunikuje s portálem Finanční správy. Z něj dostal unikátní kód, který poté byl vytištěn na účtence pro zákazníka.
Z čeho se pokladní systém skládá?
Pokladní systém je složen z hardware (fyzického zařízení, jako je například počítač, tablet, dotyková obrazovka) i ze software (programové vybavení). Součástí pokladního systému mohou být i další komponenty, jako například platební terminál, pokladní váha, tiskárna účtenek, scanner, čtečka karet a podobně.
Jak pokladní systém zaplatit?
Při rozhodování o způsobu placení za pokladnu máte na výběr 3 řešení:
Jednorázový nákup softwaru a jednorázová platba
U softwaru zakoupeném za jednorázový poplatek můžete využívat cloudové služby, znamená to ale platbu navíc. Sami se také budete muset starat o aktualizace a v případě poruchy systému vás čekají výdaje za jeho zprovoznění.
Předplatné s měsíčním nebo ročním paušálem
Varianta softwaru s pravidelnými paušálními platbami je velice oblíbená u středně velkých podniků. Pojí se s nimi minimální pořizovací náklady, které jsou ruku v ruce se zálohováním v cloudu, což podnikatelé ocení zejména v případě výpadku systému/internetu. Paušální platba zahrnuje i podporu poskytovatele a pravidelné aktualizace. Uživatel se tak prakticky nemusí o nic starat.
Zdarma dostupné bezplatné verze pro malé podniky
Poslední možností je bezplatná varianta pořízení systémů. Ty bývají často omezeny na určitý počet plateb, využijí je proto spíše drobní podnikatelé s menším počtem tržeb.
Pokladní systém versus registrační pokladna
Pokladní systém
Pokladní systém (POS) je složitější software. POS využívají větší a rušnější podniky s větším množstvím tržeb denně (stovky až tisíce tržeb), restaurace, bary, kavárny. Kromě prodeje zboží nebo služeb zahrnuje i skladový systém a umožňuje vytvářet statistiky, reporty, podklady pro účetnictví. Typicky pokladní systém najdeme na větší dotykové pokladně nebo na počítači.
Pro koho se hodí pokladní systém? Pro větší podniky:
- Cestovní kanceláře
- Velkoobchody
- Velká kadeřnictví/salony krásy
- Výrobce oděvů, drogerie, pomůcek
- Dopravci
- Stavební firmy
Registrační pokladna
Někdy se můžeme setkat s termínem „Registrační pokladna“. Registrační pokladna je typicky menší a je vhodná do menších podniků (desítky tržeb denně). Představme si ji jako tlačítkovou nebo dotykovou kasu s tiskárnou a displejem. Je to jednodušší zařízení, na kterém obchodník namarkuje tržby, odešle údaje do EET a vystaví zákazníkovi účtenku.
Registrační pokladny využijí:
- řemeslníci
- obchody s ručními výrobky
- veterináři
- umělci
- maséři
- účetní
Funkce pokladního systému
Pokladní systém především zjednodušuje práci. Pro mnohé obchodníky by bylo nepředstavitelné, kdyby v dnešní době plné modernizací a digitalizací měli své tržby, příjmy nebo zásoby evidovat ručně. Úkol pokladního systému je tedy zefektivnění práce těm, kdo POS využívají. Samotné funkce se potom mírně odlišují dle typu a značky systému.
V obecné rovině ale můžeme říct, že pokladna umí:
- Provádět činnosti v obchodě spojené s transakcemi, jejich monitoring a dokumentace
- Rozlišovat jednotlivé platby na hotovostní a bezhotovostní
- Vytvářet a tisknout pokladní doklady
- Ukládat a předávat peněžní prostředky za zboží či služby
- Sledovat vklady a výběry hotovosti z pokladny
- Zadávat odpisy skladových zásob
- Sestavit nejrůznější statistiky o prodejích
- Vytvářet samostatné uživatele, kteří se přihlásí do své administrace a z ní pokladnu obsluhují
- Vratku účtenky
- Dobré pokladny by také měly mít off-line přístup, v případě, že by selhalo internetové připojení
- Dále umožňuje členění zboží do skupin, zadávání akčních cen, výpočet DPH, podporu zákaznických karet, využití grafických znázornění, sledování výrobních čísel zboží nebo propojení s ostatními registračními pokladnami
Druhy pokladních systémů
S nejvyšší pravděpodobností nelze obsáhnout úplně všechny druhy pokladních systémů. Existuje velké množství různých řešení s rozlišnými funkcemi a s rozlišným zaměřením. Pro příklad uvádíme tyto:
- Dotykový pokladní systém
- Tlačítkový pokladní systém
- Pokladna s tiskárnou nebo bez tiskárny
- Pokladna s pokladními zásuvkami
- Pokladní systém pro obchod
- Pokladní systém pro restaurace a hotely
- Rezervační pokladní systém
- Rozvážkový pokladní systém
- Pokladní systém pro supermarkety a síť obchodů
- Pokladní systém stravovací pro výdej obědů
Jak si vybrat vhodnou pokladnu a pokladní systém?
Při výběru pokladního systému zohledněte například velikost vašeho podnikání. Drobným podnikatelům postačí mobil nebo tablet s přenosnou tiskárnou. Malým a středním firmám přijdou vhod počítačové pokladny s dotykovým displejem a příslušenstvím a větší a velké firmy evidenci řeší komplexnějšími informačními systémy.
Při výběru pokladny je zapotřebí, abyste si pečlivě zvážili své potřeby a potřeby Vašich budoucích zákazníků. Četnost prodeje za den, místo použití pokladny, počet prodávaných položek, potřeba připojení k PC jsou nejdůležitější faktory pro výběr registrační pokladny.
Každý typ pokladny nabízí jiné výhody. Jak si správně vybrat? Porovnáváte pokladny na internetu? Při porovnávání cen jednotlivých pokladen je třeba si položit nejdůležitější otázku: Co vše je v ceně?
Nejprve si ověřte, zda uvedená cena je s DPH nebo bez DPH. Mnoho cen je uváděno na web stránkách bez DPH, což v úvodu zaujme, ale zároveň to může být zavádějící informace. Při výběru a zakoupení pak dejte na své subjektivní potřeby. Některé typy pokladen mohou být prodávány bez nebo s interní baterií.
Pokladnu je dále potřeba uvést do provozu (fiskalizovat). Mnoho servisních organizací uvádí v závěru “V ceně pokladny nejsou započteny náklady na instalaci a školení obsluhy.“ Vezměte v potaz, zda zvládnete úvodní naprogramování položek zboží a základních funkcí, nebo za pomoci školení v servisní organizaci.
Specifikace jednotlivých pokladních systémů
Při výběru pokladny se mimo velikost svého byznysu také soustřeďte na váš obor. Existují totiž rozdíly mezi pokladnami určenými pro různé typy podnikání. Vybrali jsme jako příklad pokladní systém pro restauraci a pro obchod. Dále existuje nepřeberné množství dalších typů, jako například pokladní systém pro kavárnu, pokladní systém pro bar, pokladní systém pro maloobchod a další.
Pokladní systém pro restaurace
Pokladní systémy pro restaurace, bary, kavárny, zkrátka pokladny pro gastro se vyznačují tím, že si můžete nastavit mapu stolů přesně tak, jak je máte na provozovně. Umožní vám parkování a přesouvání účtů, rozmarkování hromadných účtů, evidovat zvlášť personální stravování, nebo účtovat za nákupní cenu. U dobrých pokladen je možnost volně nastavovat DPH, snadně vytvářet uzávěrky a jejich export do účetních programů, kompletní skladové hospodářství nebo třeba benefitní systém pro vaše zákazníky. Pro představu – podobný software, jako je na Dotypay terminálu Mobilní číšník, bude i ve vaší provozovně na displayi pokladny.
Pokladní systém pro obchody
Pokladní systém pro obchody slouží k co nejrychlejšímu a nejjednoduššímu vyřízení nákupu v kamenné prodejně nebo i online. Pokladny pro obchody umožňují jednotnou správu zboží, objednávek i zákazníků. Dále samozřejmě zobrazují následné statistiky a přehledy pohybů v pokladně. S pokladnou snadno namarkujete zboží přes čtečku kódů. S dobrou pokladnou pak můžete registrovaného zákazníka identifikovat a pracovat s ním – nabídnout mu slevu za věrnost, za časté nákupy, nebo třeba vidíte historii jeho objednávek. Tisk dokladů a platby v hotovosti nebo kartou jsou samozřejmostí.
Příklad pokladny – Dotykačka
Jako příklad uvádíme pokladnu od Dotykačky. Jde o jeden z nejoblíbenějších pokladních softwarů, jenž se plně zaměřuje na rozvoj aplikace na operačním systému Android. Systém si můžete nahrát na váš hardware nebo si zakoupit doporučená zařízení z e-shopu Dotykačky. Ročně nebo měsíčně (či jednou za 3 roky) zaplatíte paušální platbu. V ceně je technická podpora, aktualizace softwaru a bezpečné uchování dat v cloudu. Pokladní systém funguje spolehlivě a je doporučován pro malé i větší podniky.
Funkce pokladny od Dotykačky: skladové hospodářství, rozšířené pokladní periferie (čtečka čárového kódu, váha), funkce nefiskalizovat/neevidovat, správa dodavatelů, inventura a kategorie produktů, offline režim, evidence plateb kartou, neomezený počet produktů v systému, historie vytvořených účtů, přehled tržeb v pokladně, detailní přehledy cashflow, vzdálená správa pomocí webové aplikace a mnoho dalších.
Z pokladny od Dotykačky můžete ovládat platební terminál od Dotypay díky snadnému propojení. Spojením terminálu a pokladny nemusíte přepisovat částku na terminálu – ten sám ukáže správnou cifru k zaplacení, tím eliminujete chyby a případnou nespokojenost. Proces platby je tak pro zákazníka rychlý a bezproblémový, nemusí zdlouhavě čekat ve frontě nebo u stolu. Poté pro zákazníka vytisknete už jen jednu účtenku buď na pokladně, nebo na terminálu.