Všetko, čo potrebujete vedieť o pokladničných systémoch
Pokladničný systém, tiež označovaný ako POS („pokladničné obchodné systémy“ či „predajné obchodné systémy“) je druh výpočtovej techniky, ktorý pomáha obchodníkovi (prevádzkovateľovi reštaurácie, baru, stánkarovi) mať kontrolu nad príjmami, výdavkami, peňažnými transakciami a skladovými zásobami v jeho biznise.
Už len málokde nájdete obchod alebo reštauráciu bez takéhoto zariadenia. Pokladničný systém zjednocuje všetky platobné a skladové systémy a podporné funkcie pre hotovostné aj bezhotovostné platby.
Na čo slúži POS?
Pokladničný systém skrátka umožňuje prevádzkovateľovi kontrolu nad tokom informácií medzi zákazníkom a obsluhujúcim pokladníkom, kontrolu nad skladovým hospodárstvom prevádzky. Vďaka pokladničným systémom je možné vykonávať inventúrne a inventarizačné kontroly tovaru a majetku.
Nutnosť pokladne bola tiež v čase, keď mali obchodníci povinnosť elektronickej evidencie tržieb – prevádzkovateľ musel mať zariadenie, ktoré on-line komunikuje s portálom Finančnej správy. Z neho dostal unikátny kód, ktorý potom bol vytlačený na účtenke pre zákazníka.
Z čoho sa pokladničný systém skladá?
Pokladničný systém je zložený z hardvéru (fyzického zariadenia, ako je napríklad počítač, tablet, dotyková obrazovka) aj zo softvéru (programové vybavenie). Súčasťou pokladničného systému môžu byť aj ďalšie komponenty, ako napríklad platobný terminál, pokladničná váha, tlačiareň účteniek, scanner, čítačka kariet a podobne.
Ako pokladničný systém zaplatiť?
Pri rozhodovaní o spôsobe platenia za pokladňu máte na výber 3 riešenia:
Jednorazový nákup softvéru a jednorazová platba
Pri softvéri zakúpenom za jednorazový poplatok môžete využívať cloudové služby, znamená to ale platbu navyše. Sami sa tiež budete musieť starať o aktualizácie a v prípade poruchy systému vás čakajú výdavky za jeho sprevádzkovanie.
Predplatné s mesačným alebo ročným paušálom
Variant softvéru s pravidelnými paušálnymi platbami je veľmi obľúbený u stredne veľkých podnikov. Spájajú sa s nimi minimálne obstarávacie náklady, ktoré sú ruka v ruke so zálohovaním v cloude, čo podnikatelia ocenia najmä v prípade výpadku systému/internetu. Paušálna platba zahŕňa aj podporu poskytovateľa a pravidelné aktualizácie. Užívateľ sa tak prakticky nemusí o nič starať.
Bezplatné verzie pre malé podniky
Poslednou možnosťou je bezplatný variant obstarania systémov. Tie bývajú často obmedzené na určitý počet platieb, využijú ich preto skôr drobní podnikatelia s menším množstvom tržieb.
Pokladničný systém verzus registračná pokladňa
Pokladničný systém
Pokladničný systém (POS) je zložitejší softvér. POS využívajú väčšie a rušnejšie podniky s väčším množstvom tržieb denne (stovky až tisíce tržieb), reštaurácie, bary, kaviarne. Okrem predaja tovaru alebo služieb zahŕňa aj skladový systém a umožňuje vytvárať štatistiky, reporty, podklady pre účtovníctvo. Typicky pokladničný systém nájdeme na väčšej dotykovej pokladni alebo na počítači.
Pre koho sa hodí pokladničný systém? Pre väčšie podniky:
- Cestovné kancelárie
- Veľkoobchody
- Veľké kaderníctva/salóny krásy
- Výrobcovia odevov, drogérie, pomôcok
- Dopravcovia
- Stavebné firmy
Registračná pokladňa
Niekedy sa môžeme stretnúť s termínom „Registračná pokladňa“. Registračná pokladňa je typicky menšia a je vhodná do menších podnikov (desiatky tržieb denne). Predstavme si ju ako tlačidlovú alebo dotykovú pokladňu s tlačiarňou a displejom. Je to jednoduchšie zariadenie, na ktorom obchodník namarkuje tržby, odošle údaje do eKasa a vystaví zákazníkovi účtenku.
Registračné pokladne využijú:
- remeselníci
- obchody s ručnými výrobkami
- veterinári
- umelci
- maséri
- účtovník
Funkcie pokladničného systému
Pokladničný systém predovšetkým zjednodušuje prácu. Pre mnohých obchodníkov by bolo nepredstaviteľné, keby v dnešnej dobe plnej modernizácií a digitalizácií mali svoje tržby, príjmy alebo zásoby evidovať ručne. Úloha pokladničného systému je teda zefektívnenie práce tým, ktorí POS využívajú. Samotné funkcie sa potom mierne odlišujú podľa typu a značky systému.
Vo všeobecnej rovine ale môžeme povedať, že pokladňa vie:
- Vykonávať činnosti v obchode spojené s transakciami, ich monitoring a dokumentáciu
- Rozlišovať jednotlivé platby na hotovostné a bezhotovostné
- Vytvárať a tlačiť pokladničné doklady
- Ukladať a odovzdávať peňažné prostriedky za tovar či služby
- Sledovať vklady a výbery hotovosti z pokladne
- Zadávať odpisy skladových zásob
- Zostaviť najrôznejšie štatistiky o predajoch
- Vytvárať samostatných užívateľov, ktorí sa prihlásia do svojej administrácie a z nej pokladňu obsluhujú
- Vratku účtenky
- Dobré pokladne by tiež mali mať off-line prístup, v prípade, že by zlyhalo internetové pripojenie
- Ďalej umožňuje členenie tovaru do skupín, zadávanie akčných cien, výpočet DPH, podporu zákazníckych kariet, využitie grafických znázornení, sledovanie výrobných čísel tovaru alebo prepojenie s ostatnými registračnými pokladňami
Druhy pokladničných systémov
S najvyššou pravdepodobnosťou nemožno obsiahnuť úplne všetky druhy pokladničných systémov. Existuje veľké množstvo rôznych riešení s rozličnými funkciami a s rozlišným zameraním. Pre príklad uvádzame tieto:
- Dotykový pokladničný systém
- Tlačidlový pokladničný systém
- Pokladňa s tlačiarňou alebo bez tlačiarne
- Pokladňa s pokladnými zásuvkami
- Pokladničný systém pre obchod
- Pokladničný systém pre reštaurácie a hotely
- Rezervačný pokladničný systém
- Rozvážkový pokladničný systém
- Pokladničný systém pre supermarkety a sieť obchodov
- Pokladničný systém stravovací na výdaj obedov
Ako si vybrať vhodnú pokladňu a pokladničný systém?
Pri výbere pokladničného systému zohľadnite napríklad veľkosť vášho podnikania. Drobným podnikateľom postačí mobil alebo tablet s prenosnou tlačiarňou. Malým a stredným firmám prídu vhod počítačové pokladne s dotykovým displejom a príslušenstvom a väčšie a veľké firmy evidenciu riešia komplexnejšími informačnými systémami.
Pri výbere pokladne je potrebné, aby ste si starostlivo zvážili svoje potreby a potreby Vašich budúcich zákazníkov. Frekvencia predaja za deň, miesto použitia pokladne, počet predávaných položiek, potreba pripojenia k PC sú najdôležitejšie faktory pre výber registračnej pokladne.
Každý typ pokladne ponúka iné výhody. Ako si správne vybrať? Porovnávate pokladne na internete? Pri porovnávaní cien jednotlivých pokladníc si treba položiť najdôležitejšiu otázku: Čo všetko je v cene?
Najprv si overte, či uvedená cena je s DPH alebo bez DPH. Veľa cien je uvádzaných na web stránkach bez DPH, čo v úvode zaujme, ale zároveň to môže byť zavádzajúca informácia. Pri výbere a zakúpení potom dajte na svoje subjektívne potreby. Niektoré typy pokladníc môžu byť predávané bez alebo s internou batériou.
Pokladnicu je ďalej potrebné uviesť do prevádzky (fiskalizovať). Mnoho servisných organizácií uvádza v závere „V cene pokladne nie sú započítané náklady na inštaláciu a školenie obsluhy.“ Vezmite do úvahy, či zvládnete úvodné naprogramovanie položiek tovaru a základných funkcií, alebo za pomoci školenia v servisnej organizácii.
Špecifikácia jednotlivých pokladničných systémov
Pri výbere pokladne sa okrem veľkosti svojho biznisu tiež sústreďte na váš odbor. Existujú totiž rozdiely medzi pokladňami určenými pre rôzne typy podnikania. Vybrali sme ako príklad pokladničný systém pre reštauráciu a pre obchod. Ďalej existuje nepreberné množstvo ďalších typov, ako napríklad pokladničný systém pre kaviareň, pokladničný systém pre bar, pokladničný systém pre maloobchod a ďalšie.
Pokladničný systém pre reštaurácie
Pokladničné systémy pre reštaurácie, bary, kaviarne, skrátka pokladne pre gastro sa vyznačujú tým, že si môžete nastaviť mapu stolov presne tak, ako ich máte na prevádzke. Umožní vám parkovanie a presúvanie účtov, rozmarkovanie hromadných účtov, evidovať zvlášť personálne stravovanie, alebo účtovať za nákupnú cenu. Pri dobrých pokladniach je možnosť voľne nastavovať DPH, ľahko vytvárať uzávierky a ich export do účtovných programov, kompletné skladové hospodárstvo alebo napríklad benefitný systém pre vašich zákazníkov. Pre predstavu – podobný softvér, ako je na Dotypay termináli Mobilný čašník, bude aj vo vašej prevádzke na displeji pokladnice.
Pokladničný systém pre obchody
Pokladničný systém pre obchody slúži k čo najrýchlejšiemu a najjednoduchšiemu vybaveniu nákupu v kamennej predajni alebo aj online. Pokladne pre obchody umožňujú jednotnú správu tovaru, objednávok aj zákazníkov. Ďalej samozrejme zobrazujú následné štatistiky a prehľady pohybov v pokladni. S pokladňou ľahko namarkujete tovar cez čítačku kódov. S dobrou pokladňou potom môžete registrovaného zákazníka identifikovať a pracovať s ním – ponúknuť mu zľavu za vernosť, za časté nákupy, alebo napríklad vidíte históriu jeho objednávok. Tlač dokladov a platby v hotovosti alebo kartou sú samozrejmosťou.
eKasa pokladnice
Ako funguje eKasa pokladňa? Po dokončení nákupu pošle obchodník prostredníctvom pokladnice dátovú správu o transakcii finančnej správe, následne dostane potvrdenie s unikátnym kódom účtenky o prijatí transakcie. eKasa pokladne sú dostupné v mobilnej (prenosnej) aj statickej forme. Stacionárne riešenie sa hodí pre prevádzky, v ktorých bude pokladňa neustále na rovnakom mieste – klasicky teda obchody, reštaurácie, hotely, niektoré služby. Naopak prenosné riešenia využijú najmä remeselníci a stánkari.
Čo je to eKasa
Elektronická evidencia tržieb (eKasa) či online registrácia tržieb je spôsob evidencie tržieb, kedy sú údaje o každej transakcii obchodníka online posielané na štátnu správu. Na Slovensku je systém eKasa funkčný od 1. decembra 2016 a v priebehu roku 2020 bola v súvislosti s pandémiou COVID-19 takmer na dva roky pozastavená.
Ako je to aktuálne s eKasou?
Na Slovensku je elektronická evidencia tržieb povinná. Predmetom evidencie tržieb sú evidované tržby poplatníka. Evidencii tržieb podliehajú všetky tržby zrealizované v hotovosti a kreditnými kartami. Kontrolou povinností sú podľa §2 ZoET poverené orgány Finančnej správy SR a taktiež orgány Colnej správy SR.
Príklad pokladne – Dotykačka
Ako príklad uvádzame pokladňu od Dotykačky. Ide o jeden z najobľúbenejších EET softvérov, ktorý sa plne zameriava na rozvoj aplikácie na operačnom systéme Android. Systém si môžete nahrať na váš hardvér alebo si zakúpiť odporúčané zariadenia z e-shopu Dotykačky. Ročne alebo mesačne (či raz za 3 roky) zaplatíte paušálnu platbu. V cene je technická podpora, aktualizácia softvéru a bezpečné uchovanie dát v cloude. Pokladničný systém funguje spoľahlivo a je odporúčaný pre malé aj väčšie podniky.
Funkcie pokladne od Dotykačky: skladové hospodárstvo, rozšírené pokladničné periférie (čítačka čiarového kódu, váha), funkcia nefiskalizovať/neevidovať, správa dodávateľov, inventúra a kategórie produktov, offline režim, evidencia platieb kartou, neobmedzený počet produktov v systéme, história vytvorených účtov, prehľad tržieb v pokladni, detailné prehľady cashflow, vzdialená správa pomocou webovej aplikácie a mnoho ďalších.
Z pokladne od Dotykačky môžete ovládať platobný terminál od Dotypay vďaka ľahkému prepojeniu. Spojením terminálu a pokladne nemusíte prepisovať čiastku na termináli – ten sám ukáže správnu cifru na zaplatenie, tým eliminujete chyby a prípadnú nespokojnosť. Proces platby je tak pre zákazníka rýchly a bezproblémový, nemusí zdĺhavo čakať v rade alebo pri stole. Potom pre zákazníka vytlačíte už len jednu účtenku buď na pokladni, alebo na termináli.
Ušetrite s Dotypay
Platobné služby od Dotypay prinášajú výhody. Čím vyšší mesačný obrat platieb kartou máte, tým bude čiastka za licenciu nižšia.
NEOBMEDZENE
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
39,60 €
od 2 500 €
44,10 €
od 1 250 €
48,60 €
od 0 €
53,10 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,79%
- Bez platobných služieb
53,10 €
Funkcie NEOBMEDZENE:
-
VIP technická podpora
-
Viac predajccov na pokladni
-
Chody a riadenie jedál
-
Neobmedzene mobilných čašníkov
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Všetky funkcie a integrácia
NAPLNO
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
23,85 €
od 2 500 €
26,10 €
od 1 250 €
28,35 €
od 0 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,89%
- Bez platobných služieb
30,60 €
FunkcIe NAPLNO:
-
Nonstop technická podpora
-
Vzdialená správa pokladnice
-
Skladové hospodárstvo
-
1x Mobilný čašník
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Pokročilé funkcie
JEDNODUCHO
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
13,68 €
od 2 500 €
14,85 €
od 1 250 €
15,98 €
od 0 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,99%
- Bez platobných služieb
17,10 €
Funkcie JEDNODUCHO:
-
Nonstop technická podpora
-
Vzdialená správa pokladnice
-
Produkty a kategórie
-
1x Mobilný čašník
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Pokročilé funkcie
NEOBMEDZENE
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
44,00 €
od 2 500 €
49,00 €
od 1 250 €
54,00 €
od 0 €
59,00 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,79%
- Bez platobných služieb
59,00 €
Funkcie NEOBMEDZENE:
-
VIP technická podpora
-
Viac predajccov na pokladni
-
Chody a riadenie jedál
-
Neobmedzene mobilných čašníkov
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Všetky funkcie a integrácia
NAPLNO
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
26,50 €
od 2 500 €
29,00 €
od 1 250 €
31,50 €
od 0 €
34,00 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,89%
- Bez platobných služieb
34,00 €
FunkcIe NAPLNO:
-
Nonstop technická podpora
-
Vzdialená správa pokladnice
-
Skladové hospodárstvo
-
1x Mobilný čašník
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Pokročilé funkcie
JEDNODUCHO
- S platobnými službami
Mesačný obrat platobnou kartou:
od 5 000 €
15,25 €
od 2 500 €
16,50 €
od 1 250 €
17,75 €
od 0 €
19,00 €
/ 1 mesiac
Transakčný poplatok
0,99%
- Bez platobných služieb
19,00 €
Funkcie JEDNODUCHO:
-
Nonstop technická podpora
-
Vzdialená správa pokladnice
-
Produkty a kategórie
-
Mobilný čašník
-
API pre napojenie aplikácií
-
Dochádzkový systém
-
Pokročilé funkcie